Перейти к основному содержимому

Работа с входящими заявками в OneWindow

Главная цель OneWindow проста: прекратить потерю заявок клиентов между мессенджерами, личной почтой и пропущенными звонками.

Каждое обращение с сайта мгновенно сохраняется в защищенной базе данных, передается вашей команде и закрепляется за ответственным сотрудником с понятным следующим действием.

Полная цепочка обработки заявки​

1. Клиент на сайте
   └── Заполняет форму заявки или записи (Имя, Телефон, Услуга, Сообщение)
          │
2. Мгновенная обработка
   ├── Клиент видит подтверждение на экране сайта
   ├── Заявка записывается в базу данных (раздел Leads)
   └── Мгновенное оповещение отправляется в Telegram команды
          │
3. Менеджер в панели управления (/admin)
   ├── Открывает «CRM & SALES ──> Leads & Inquiries»
   ├── Назначает ответственного сотрудника за лид
   ├── Фиксирует следующее действие и срок (напр. «Перезвонить в пятницу в 11:00»)
   └── Переводит статус из «Новая» ──> «В работе» ──> «Записан / Успех»

Пошаговая инструкция для оператора и менеджера​

Шаг 1: Получение уведомления в Telegram​

Как только клиент нажимает кнопку отправки на сайте, в ваш рабочий Telegram-чат или канал поступает сообщение:

🔔 Новая заявка с сайта!
Имя: Иван Петров
Телефон: +48 500 123 456
Услуга: Комплексная диагностика
Сообщение: «Интересует запись на утро следующего вторника.»
Источник: Форма сайта (Google Поиск)

Шаг 2: Откройте раздел Leads & Inquiries в админке​

  1. Войдите в панель управления: https://vash-sait.com/admin.
  2. В боковом меню нажмите CRM & SALES ──> Leads & Inquiries.
  3. Новая заявка появится на самом верху списка со статусом «New» (Новая).

Шаг 3: Откройте карточку заявки​

Нажмите на имя клиента, чтобы увидеть подробную информацию:

  • Точное время отправки и источник перехода;
  • Номер телефона клиента (на мобильном телефоне можно сразу кликнуть и позвонить);
  • Email адрес;
  • Текст комментария клиента.

Шаг 4: Назначьте ответственного и следующее действие​

Чтобы заявка не «висела» в воздухе:

  1. Назначьте ответственного (Owner): Выберите имя сотрудника из выпадающего списка (например, «Администратор / Анна»).
  2. Зафиксируйте следующее действие (Next Action): Напишите, что именно нужно сделать и когда (например: «Позвонил, отправил расчет стоимости в WhatsApp, жду подтверждения до 15:00»).
  3. Обновите статус: Переведите статус из New в Contacted (Связались) или Qualified (Квалифицирован).
  4. Нажмите Save (Сохранить).

Главный принцип: Telegram-уведомление ≠ CRM​

Всегда работайте через панель управления

Сообщение в Telegram — это лишь сигнал вызова, а не база клиентов. Уведомление в чате легко случайно смахнуть, пропустить во время приёма клиента или потерять среди личных сообщений. Список Leads & Inquiries в вашей админке — это официальный реестр заявок. Обращение считается взятым в работу только тогда, когда в админке назначен ответственный и обновлен статус.

Что делать, если оповещение в Telegram не пришло​

Если клиент утверждает, что отправил форму, но в Telegram ничего не пришло:

  1. Сначала откройте админку: Перейдите в раздел Leads & Inquiries. Если заявка там есть — форма на сайте сработала штатно, а сбой произошел в доставке Telegram или чат был заглушен.
  2. Проверьте статус Telegram-бота: Убедитесь, что бот не был заблокирован кем-то из администраторов чата.
  3. Если заявки нет ни в админке, ни в Telegram, откройте Руководство по диагностике и свяжитесь с поддержкой.

Следующий шаг: если ваш тариф включает онлайн-запись, изучите раздел Управление онлайн-записью.