Перейти до основного вмісту

Робота із вхідними заявками в OneWindow

Головна мета OneWindow проста: припинити втрату заявок клієнтів між месенджерами, особистою поштою та пропущеними дзвінками.

Кожне звернення із сайту миттєво зберігається в захищеній базі даних, передається вашій команді та закріплюється за відповідальним співробітником зі зрозумілою наступною дією.

Повний ланцюжок обробки заявки​

1. Клієнт на сайті
   └── Заповнює форму заявки або запису (Ім'я, Телефон, Послуга, Повідомлення)
          │
2. Миттєва обробка
   ├── Клієнт бачить підтвердження на екрані сайту
   ├── Заявка записується в базу даних (розділ Leads)
   └── Миттєве сповіщення надсилається в Telegram команди
          │
3. Менеджер у панелі керування (/admin)
   ├── Відкриває «CRM & SALES ──> Leads & Inquiries»
   ├── Призначає відповідального співробітника за лід
   ├── Фіксує наступну дію і термін (напр. «Передзвонити в п'ятницю об 11:00»)
   └── Переводить статус із «Нова» ──> «В роботі» ──> «Записаний / Успіх»

Покрокова інструкція для оператора та менеджера​

Крок 1: Отримання сповіщення в Telegram​

Щойно клієнт натискає кнопку відправки на сайті, у ваш робочий Telegram-чат або канал надходить повідомлення:

🔔 Нова заявка із сайту!
Ім'я: Іван Петров
Телефон: +48 500 123 456
Послуга: Комплексна діагностика
Повідомлення: «Цікавить запис на ранок наступного вівторка.»
Джерело: Форма сайту (Google Пошук)

Крок 2: Відкрийте розділ Leads & Inquiries в адмінці​

  1. Увійдіть у панель керування: https://vash-sait.com/admin.
  2. У бічному меню натисніть CRM & SALES ──> Leads & Inquiries.
  3. Нова заявка з'явиться на самому верху списку зі статусом «New» (Нова).

Крок 3: Відкрийте картку заявки​

Натисніть на ім'я клієнта, щоб переглянути детальну інформацію:

  • Точний час відправки та джерело переходу;
  • Номер телефону клієнта (на мобільному телефоні можна відразу клікнути й зателефонувати);
  • Email адресу;
  • Текст коментаря клієнта.

Крок 4: Призначте відповідального та наступну дію​

Щоб заявка не «зависала» без контролю:

  1. Призначте відповідального (Owner): Оберіть ім'я співробітника з випадного списку (наприклад, «Адміністратор / Анна»).
  2. Зафіксуйте наступну дію (Next Action): Напишіть, що саме потрібно зробити й коли (наприклад: «Зателефонував, надіслав розрахунок вартості у WhatsApp, чекаю підтвердження до 15:00»).
  3. Оновіть статус: Переведіть статус із New у Contacted (Зв'язалися) або Qualified (Кваліфікований).
  4. Натисніть Save (Зберегти).

Головний принцип: Telegram-сповіщення ≠ CRM​

Завжди працюйте через панель керування

Повідомлення в Telegram — це лише сигнал виклику, а не база клієнтів. Сповіщення в чаті легко випадково змахнути, пропустити під час прийому клієнта або загубити серед особистих повідомлень. Список Leads & Inquiries у вашій адмінці — це офіційний реєстр заявок. Звернення вважається взятим у роботу лише тоді, коли в адмінці призначено відповідального й оновлено статус.

Що робити, якщо сповіщення в Telegram не надійшло​

Якщо клієнт стверджує, що надіслав форму, але в Telegram нічого не прийшло:

  1. Спочатку відкрийте адмінку: Перейдіть у розділ Leads & Inquiries. Якщо заявка там є — форма на сайті спрацювала штатно, а збій стався в доставці Telegram або чат було заглушено.
  2. Перевірте статус Telegram-бота: Переконайтеся, що бота не було заблоковано кимось з адміністраторів чату.
  3. Якщо заявки немає ні в адмінці, ні в Telegram, відкрийте Керівництво з діагностики та зв'яжіться з підтримкою.

Наступний крок: якщо ваш тариф включає онлайн-запис, вивчіть розділ Керування онлайн-записом.