Перейти до основного вмісту

Картка клієнта та імпорт бази даних

Картка клієнта є єдиним джерелом достовірної інформації про взаємини з покупцем, потенційним замовником або пацієнтом.

У цій інструкції описано будову картки, правила ведення історії діалогів та порядок перенесення наявної бази з електронних таблиць.

Будова картки клієнта​

У розділі Contacts & Companies профіль клієнта поділено на три робочі панелі:

1. Ліва панель: Ідентифікація та контакти​

  • Контактні канали: ПІБ, номер телефону, робочий email, місто чи адреса.
  • Організація: назва компанії, код ЄДРПОУ/NIP, сфера діяльності, посада.
  • Статус у життєвому циклі: Новий лід, Кваліфікований, Постійний клієнт, Архів.
  • Теги сегментації: кольорові мітки (наприклад, #VIP, #Опт, #Клініка, #Варшава).

2. Центральна панель: Хронологічна стрічка взаємодії​

Стрічка є захищеним журналом історії спілкування:

  • Збережені заявки з сайту та вхідні повідомлення форм.
  • Нотатки менеджерів із фіксацією точного часу («Узгодили специфікацію, рахунок надіслано на погодження»).
  • Історія переходів за воронкою угод та записи на консультації.

3. Права панель: Активні угоди та відповідальний​

  • Відповідальний менеджер: співробітник, закріплений за клієнтом.
  • Активні угоди: поточні комерційні пропозиції із сумами та стадіями.
  • Віджет «Next Action»: найближчий обов'язковий крок та крайній термін його виконання.

Додавання клієнта вручну​

  1. Натисніть кнопку + New Contact у верхньому кутку сторінки.
  2. Вкажіть обов'язкові параметри: Ім'я та канал зв'язку (Телефон або Email).
  3. Призначте відповідального менеджера.
  4. Обов'язково зафіксуйте першу дію Next Action («Перший телефонний контакт для виявлення потреб»).
  5. Натисніть Create Contact.

Масовий імпорт бази з Excel / CSV​

Якщо ви переходите з Google Sheets, Excel чи попередньої CRM-системи, скористайтеся модулем імпорту даних:

[ Підготовка CSV файлу ] ──> [ Завантаження файлу ] ──> [ Зіставлення колонок ] ──> [ Імпорт бази ]

1. Підготовка таблиці​

Збережіть файл таблиці у форматі .csv з кодуванням UTF-8. Рекомендований формат:

Повне ім'яТелефонEmailКомпаніяТеги
Іван Петренко+48 500 123 456[email protected]Petrenko Sp. z o.o.VIP, Варшава
Олена Коваль+380 67 000 1122[email protected]Стоматологія КовальКлініка, Київ

2. Зіставлення колонок (Mapping)​

У розділі Settings ──> Data Import:

  1. Система розпізнає назви стовпців вашого файлу.
  2. Перевірте відповідність полів системи (наприклад, призначте колонку Телефон до поля Мобільний телефон).

3. Захист від дублікатів​

Оберіть логіку для контактів з однаковим номером телефону або email:

  • Пропускати дублікати: зберегти існуючі картки без змін.
  • Оновлювати наявні: додати нові теги або заповнити порожні поля без видалення попередніх нотаток.
Захист персональних даних (GDPR)

Переконайтеся, що всі імпортовані контакти зібрані на законних підставах за згодою клієнтів. Забороняється завантажувати сторонні бази спам-розсилок.